1- مقررات عمومی

ماده 1: به منظور اطمینان از قانونی بودن، جدیت و اعتبار استفاده از مهرها و معرفی نامه ها، حفظ مؤثر منافع شرکت و جلوگیری از وقوع فعالیت های غیرقانونی، این روش به طور ویژه تدوین شده است.

2- حکاکی مهرها

ماده 2: حکاکی انواع مهر شرکت (اعم از مهر بخش و مهر تجاری) باید به تایید مدیر کل برسد. اداره مالی و اداری با معرفی نامه شرکت به صورت یکسان به واحد حکاکی مهر مورد تایید سازمان دولتی جهت حکاکی مراجعه می کند.

3- استفاده از مهر و موم

ماده 3: مهرهای جدید باید به طور مناسب مهر و موم شده و به عنوان نمونه برای مراجعات بعدی نگهداری شوند.

ماده 4: ادارات مالی و اداری قبل از استفاده از مهر و موم باید نسبت به صدور اخطار استفاده، ثبت استفاده، قید تاریخ استفاده، بخش صدور و محدوده استفاده اقدام نمایند.

4- حفظ، تحویل و تعلیق مهرها

ماده 5: انواع مهر شرکت باید نزد شخص متعهد نگهداری شود.

1. مهر شرکت، مهر نماینده قانونی، مهر قرارداد و مهر اظهارنامه گمرکی توسط پرسنل مالی و اداری اختصاصی نگهداری می شود.

2. مهر مالی، مهر فاکتور و مهر مالی به طور جداگانه توسط پرسنل بخش مالی نگهداری می شود.

3. مهر هر بخش باید توسط یک شخص معین از هر بخش نگهداری شود.

4. نگهداری مهرها باید ثبت شود (به پیوست مراجعه کنید)، با ذکر نام مهر، تعداد قطعات، تاریخ دریافت، تاریخ استفاده، گیرنده، نگهبان، تایید کننده، طراحی و سایر اطلاعات، و به امور مالی و اداری ارائه شود. بخش تشکیل پرونده

ماده 6: محل نگهداری مهر و موم باید ایمن و قابل اطمینان بوده و برای نگهداری قفل باشد. مهر و موم نباید برای نگهداری به دیگران سپرده شود و نباید بدون دلایل خاصی انجام شود.

ماده 7: در صورت مشاهده هرگونه پدیده غیرطبیعی یا تلفات در نگهداری فوم‌ها، صحنه باید به موقع محافظت و گزارش شود. در صورت جدی بودن شرایط باید با وزارت امنیت عامه برای بررسی و برخورد با آنها همکاری شود.

ماده 8: انتقال مهرها طی تشریفات انجام می شود و گواهی نامه انتقال با ذکر شخص انتقال، انتقال دهنده، ناظر، زمان انتقال، نقشه ها و سایر اطلاعات امضا می شود.

ماده 9: در شرایط زیر پلمپ متوقف می شود:

1. تغییر نام شرکت.

2. هیأت مدیره یا مدیریت کل تغییر طرح مهر را ابلاغ می کند.

3. مهر و موم آسیب دیده در طول استفاده.

4. در صورت مفقود شدن یا سرقت مهر، باطل اعلام می شود.

ماده 10: مهرهایی که دیگر مورد استفاده قرار نمی‌گیرند، در صورت لزوم سریعاً پلمپ یا معدوم می‌شوند و پرونده ثبتی برای تسلیم، استرداد، بایگانی و معدوم کردن مهرها تشکیل می‌شود.

5- استفاده از مهر و موم

ماده 11 محدوده استفاده:

1. کلیه اسناد داخلی و خارجی و معرفی نامه ها و گزارشات ارسالی به نام شرکت ممهور به مهر شرکت می باشد.

2. در محدوده مشاغل دپارتمان، مهر بخش را الصاق کنید.

3. برای همه قراردادها، از مهر ویژه قرارداد استفاده کنید. قراردادهای عمده را می توان با مهر شرکت امضا کرد.

4. برای معاملات حسابداری مالی از مهر ویژه مالی استفاده کنید.

5. برای پروژه های ساختمانی و فرم های تماس فنی مرتبط با مهندسی از مهر مخصوص فناوری مهندسی استفاده کنید.

ماده 12: استفاده از مهر و موم مشروط به سیستم تاییدیه شامل موارد زیر است:

1. اسناد شرکت (شامل اسناد با سر قرمز و اسناد غیر قرمز): طبق «اقدامات مدیریت اسناد شرکت»، شرکت اسناد صادر می کند.

"نسخه خطی" نیاز به تکمیل فرآیند تایید دارد، به این معنی که سند می تواند مهر شود. اداره مالی و اداری بایگانی اسناد را طبق مقررات این طریقه نگهداری و در دفتر ثبت مهر شده ثبت و یادداشت می کند.

2. انواع قراردادها (شامل قراردادهای مهندسی و قراردادهای غیر مهندسی): پس از تکمیل مراحل تأیید مطابق با الزامات «فرم تأیید قرارداد غیر مهندسی» در «اقدامات مدیریت قرارداد اقتصادی شرکت» یا «تصویب قرارداد مهندسی» فرم" در "اقدامات مدیریت قرارداد مهندسی شرکت"، قرارداد می تواند مهر شود. اداره مالی و اداری با رعایت مفاد این دو اقدام، پرونده قرارداد را نگهداری و با ثبت در دفتر ثبت مهر شده ثبت می نماید.

3. فرم تماس فنی و مهندسی، مطابق با "اقدامات مدیریتی و قوانین فرآیندی فرم های تماس فنی مهندسی و فنی شرکت"

فرم تایید داخلی تغییرات در پروژه مستلزم تکمیل فرآیند تایید است. اگر متن قرارداد دارای امضای معتبر باشد، می توان آن را مهر کرد. اداره امور مالی و اداری باید فایل فرم تماس را مطابق مقررات مدیریت نگهداری و با ثبت یادداشت در دفتر ثبت مهر شده ثبت نماید.

4. گزارش تسویه مهندسی: بر اساس «جدول وضعیت کار اسکان مهندسی» و «اقدامات مدیریت تسویه مهندسی شرکت»

"راهنمای تسویه حساب چنگ" به تکمیل فرآیند تایید نیاز دارد که می تواند مهر شود. اداره مالی و اداری پرونده تسویه حساب را مطابق مقررات مدیریت نگهداری و با ثبت یادداشت در دفتر ثبت مهر شده ثبت می نماید.

5. اثبات هزینه های پرداخت خاص، وام های تامین مالی، اظهارنامه مالیاتی، صورت های مالی، گواهی شرکت خارجی و غیره

کلیه گواهی ها، پروانه ها، بازرسی های سالیانه و ... که نیاز به مهر دارند باید قبل از مهر زنی به تایید مدیر کل برسد.

6. برای کارهای روزمره که نیاز به مهر دارند، مانند ثبت کتاب، مجوزهای خروج، نامه های رسمی و معرفی

برای تهیه ملزومات اداری، ضمانت نامه سالانه تجهیزات اداری و گزارش پرسنلی که نیاز به مهر دارد، باید توسط رئیس اداره مالی و اداری امضا و مهر شود.

7. برای قراردادهای عمده، گزارشات و غیره با دولت، بانکها و واحدهای مشارکتی مربوط و برای مخارج کلان مبلغ کل توسط دولت تعیین می شود.

مدیر شخصا تایید می کند و مهر می زند.

نکته: موارد 1-4 فوق که شامل موارد مهم است قبل از مهر شدن باید به تایید مدیر کل برسد.

ماده 13: استفاده از مهر منوط به سامانه ثبتی با ذکر دلیل استفاده، مقدار، متقاضی، تایید کننده و تاریخ استفاده است.

1. هنگام استفاده از مهر، متولی باید محتوا، مراحل و قالب سند مهر شده را بررسی و تأیید کند. در صورت مشاهده هرگونه مشکل، باید سریعاً با رهبر مشورت شود و به درستی حل شود.

2

استفاده از مهر بر سربرگ های خالی، معرفی نامه ها و قراردادها اکیداً ممنوع است. هنگامی که نگهدارنده مهر برای مدت طولانی دور است، باید مهر و موم را به درستی انتقال دهند تا کار به تاخیر نیفتد.

6، مدیریت معرفی نامه

ماده 14: معرفی نامه ها عموماً نزد اداره مالی و اداری نگهداری می شود.

ماده 15: باز كردن حروف سفيد اكيداً ممنوع است.

7- مفاد تکمیلی

ماده 16: در صورتی که مهر و موم مطابق با الزامات این تدابیر استفاده یا نگهداری نشود و منجر به مفقود شدن، سرقت، تقلید و غیره شود، مسئول مورد انتقاد و آموزش، مجازات اداری، اقتصادی و حتی قانونی قرار می گیرد. با توجه به شدت شرایط مسئول است.

ماده 17: این اقدامات توسط اداره مالی و اداری تفسیر و تکمیل و توسط مدیر کل شرکت ابلاغ و لازم الاجرا خواهد بود.