1, સામાન્ય જોગવાઈઓ

કલમ 1: સીલ અને પરિચય પત્રોના ઉપયોગની કાયદેસરતા, ગંભીરતા અને વિશ્વસનીયતાને સુનિશ્ચિત કરવા, કંપનીના હિતોનું અસરકારક રીતે રક્ષણ કરવા અને ગેરકાયદેસર પ્રવૃત્તિઓની ઘટનાને રોકવા માટે, આ પદ્ધતિ ખાસ ઘડવામાં આવી છે.

2, સીલની કોતરણી

કલમ 2: વિવિધ કંપનીની સીલ (ડિપાર્ટમેન્ટ સીલ અને બિઝનેસ સીલ સહિત)ની કોતરણીને જનરલ મેનેજર દ્વારા મંજૂર કરવી આવશ્યક છે. નાણા અને વહીવટ વિભાગ, કંપનીના પરિચય પત્ર સાથે, સરકારી એજન્સી દ્વારા કોતરણી માટે મંજૂર કરાયેલ સીલ કોતરણી એકમ પર સમાનરૂપે જશે.

3, સીલનો ઉપયોગ

કલમ 3: નવી સીલ યોગ્ય રીતે સ્ટેમ્પ્ડ હોવી જોઈએ અને ભાવિ સંદર્ભ માટે નમૂના તરીકે રાખવી જોઈએ.

કલમ 4: સીલનો ઉપયોગ કરતા પહેલા, નાણાકીય અને વહીવટી વિભાગોએ ઉપયોગની સૂચના જારી કરવી જોઈએ, ઉપયોગની નોંધણી કરવી જોઈએ, ઉપયોગની તારીખ, જારી કરનાર વિભાગ અને ઉપયોગનો અવકાશ સૂચવવો જોઈએ.

4, પ્રિઝર્વેશન, હેન્ડઓવર અને સીલનું સસ્પેન્શન

કલમ 5: તમામ પ્રકારની કંપની સીલ સમર્પિત વ્યક્તિ દ્વારા રાખવી આવશ્યક છે.

1. કંપની સીલ, કાનૂની પ્રતિનિધિ સીલ, કરાર સીલ, અને કસ્ટમ્સ ઘોષણા સીલ સમર્પિત નાણાકીય અને વહીવટી કર્મચારીઓ દ્વારા રાખવામાં આવશે.

2. નાણાકીય સીલ, ઇન્વોઇસ સીલ અને નાણાકીય સીલ નાણા વિભાગના કર્મચારીઓ દ્વારા અલગથી રાખવામાં આવે છે.

3. દરેક વિભાગની સીલ દરેક વિભાગમાંથી નિયુક્ત વ્યક્તિ દ્વારા રાખવામાં આવશે.

4. સીલની કસ્ટડી રેકોર્ડ કરવી જોઈએ (જોડાણ જુઓ), જેમાં સીલનું નામ, ટુકડાઓની સંખ્યા, રસીદની તારીખ, ઉપયોગની તારીખ, પ્રાપ્તકર્તા, કસ્ટોડિયન, મંજૂર કરનાર, ડિઝાઇન અને અન્ય માહિતી દર્શાવવી જોઈએ અને નાણાં અને વહીવટને સબમિટ કરવી જોઈએ. ફાઇલિંગ માટે વિભાગ.

કલમ 6: સીલનો સંગ્રહ સુરક્ષિત અને ભરોસાપાત્ર હોવો જોઈએ, અને સલામતી માટે તેને લૉક કરેલ હોવો જોઈએ. સલામતી માટે સીલ અન્યને સોંપવામાં આવશે નહીં, અને ખાસ કારણો વિના હાથ ધરવામાં આવશે નહીં.

કલમ 7: જો સીલના સંગ્રહમાં કોઈ અસાધારણ ઘટના અથવા નુકસાન હોય, તો દ્રશ્યને સુરક્ષિત રાખવું જોઈએ અને સમયસર જાણ કરવી જોઈએ. જો સંજોગો ગંભીર હોય, તો તેની તપાસ કરવા અને તેની સાથે વ્યવહાર કરવા માટે જાહેર સુરક્ષા મંત્રાલય સાથે સહકાર આપવો જોઈએ.

કલમ 8: સીલનું ટ્રાન્સફર પ્રક્રિયાઓ દ્વારા હાથ ધરવામાં આવશે, અને ટ્રાન્સફરની પ્રક્રિયાના પ્રમાણપત્ર પર હસ્તાક્ષર કરવામાં આવશે, જે ટ્રાન્સફર વ્યક્તિ, ટ્રાન્સફર વ્યક્તિ, દેખરેખ વ્યક્તિ, ટ્રાન્સફર સમય, રેખાંકનો અને અન્ય માહિતી દર્શાવે છે.

કલમ 9: નીચેના સંજોગોમાં, સીલ બંધ કરવામાં આવશે:

1. કંપનીના નામમાં ફેરફાર.

2. બોર્ડ ઓફ ડિરેક્ટર્સ અથવા જનરલ મેનેજમેન્ટ સીલ ડિઝાઇનમાં ફેરફારની સૂચના આપશે.

3. ઉપયોગ દરમિયાન ક્ષતિગ્રસ્ત સીલ.

4. જો સીલ ખોવાઈ જાય અથવા ચોરાઈ જાય, તો તેને અમાન્ય જાહેર કરવામાં આવે છે.

કલમ 10: જે સીલ હવે ઉપયોગમાં લેવાતી નથી તે જરૂરીયાત મુજબ તાત્કાલિક સીલ કરવામાં આવશે અથવા તેનો નાશ કરવામાં આવશે અને સીલના સબમિશન, રીટર્ન, આર્કાઇવિંગ અને નાશ માટેની નોંધણી ફાઇલ સ્થાપિત કરવામાં આવશે.

5, સીલનો ઉપયોગ

કલમ 11 ઉપયોગનો અવકાશ:

1. તમામ આંતરિક અને બાહ્ય દસ્તાવેજો, પરિચય પત્રો અને કંપનીના નામે સબમિટ કરાયેલા અહેવાલો પર કંપનીની સીલ લગાવવામાં આવશે.

2. વિભાગીય વ્યવસાયના અવકાશમાં, વિભાગની સીલ લગાવો.

3. બધા કરારો માટે, કોન્ટ્રાક્ટ સ્પેશિયલ સીલનો ઉપયોગ કરો; કંપની સીલ સાથે મુખ્ય કરારો પર હસ્તાક્ષર કરી શકાય છે.

4. નાણાકીય એકાઉન્ટિંગ વ્યવહારો માટે, નાણાકીય વિશેષ સીલનો ઉપયોગ કરો.

5. બાંધકામ પ્રોજેક્ટ્સ અને એન્જિનિયરિંગ સંબંધિત તકનીકી સંપર્ક ફોર્મ્સ માટે, એન્જિનિયરિંગ તકનીક વિશેષ સીલનો ઉપયોગ કરો.

કલમ 12: સીલનો ઉપયોગ નીચેની પરિસ્થિતિઓ સહિત મંજૂરી પ્રણાલીને આધીન રહેશે:

1. કંપનીના દસ્તાવેજો (રેડ હેડેડ ડોક્યુમેન્ટ્સ અને નોન રેડ હેડેડ ડોક્યુમેન્ટ્સ સહિત): “કંપની ડોક્યુમેન્ટ મેનેજમેન્ટ મેઝર્સ” અનુસાર, કંપની દસ્તાવેજો જારી કરે છે

"હસ્તપ્રત" ને મંજૂરી પ્રક્રિયા પૂર્ણ કરવાની જરૂર છે, જેનો અર્થ છે કે દસ્તાવેજ પર સ્ટેમ્પ લગાવી શકાય છે. નાણા અને વહીવટ વિભાગ આ પદ્ધતિની જોગવાઈઓ અનુસાર દસ્તાવેજ આર્કાઇવ્સ રાખશે, અને સ્ટેમ્પવાળી નોંધણી બુક પર તેની નોંધણી કરશે અને નોંધો બનાવશે.

2. વિવિધ પ્રકારના કોન્ટ્રાક્ટ્સ (એન્જિનિયરિંગ કોન્ટ્રાક્ટ્સ અને નોન-એન્જિનિયરિંગ કોન્ટ્રાક્ટ્સ સહિત): “કંપનીના આર્થિક કોન્ટ્રાક્ટ મેનેજમેન્ટ મેઝર્સ” અથવા “એન્જિનિયરિંગ કોન્ટ્રાક્ટ એપ્રૂવલ”માં “નોન એન્જિનિયરિંગ કોન્ટ્રાક્ટ એપ્રુવલ ફોર્મ” ની જરૂરિયાતો અનુસાર મંજૂરી પ્રક્રિયા પૂર્ણ કર્યા પછી "કંપની એન્જિનિયરિંગ કોન્ટ્રાક્ટ મેનેજમેન્ટ મેઝર્સ" માં ફોર્મ", કરાર પર સ્ટેમ્પ લગાવી શકાય છે. નાણા અને વહીવટ વિભાગ આ બે પગલાંની જોગવાઈઓ અનુસાર કોન્ટ્રાક્ટ ફાઇલ રાખશે અને નોંધો બનાવીને સ્ટેમ્પવાળી નોંધણી બુક પર તેની નોંધણી કરશે.

3. એન્જિનિયરિંગ અને તકનીકી સંપર્ક ફોર્મ, "કંપનીના એન્જિનિયરિંગ અને તકનીકી સંપર્ક ફોર્મ માટેના વ્યવસ્થાપન પગલાં અને પ્રક્રિયાના નિયમો" અનુસાર

પ્રોજેક્ટમાં ફેરફાર માટે આંતરિક મંજૂરી ફોર્મમાં મંજૂરીની પ્રક્રિયા પૂર્ણ કરવી જરૂરી છે. જો કરારના ટેક્સ્ટમાં માન્ય હસ્તાક્ષર હોય, તો તેના પર સ્ટેમ્પ લગાવી શકાય છે. નાણા અને વહીવટ વિભાગે મેનેજમેન્ટના નિયમો અનુસાર સંપર્ક ફોર્મની ફાઈલ રાખવી જોઈએ અને નોંધો બનાવીને સ્ટેમ્પવાળી નોંધણી બુક પર તેની નોંધણી કરવી જોઈએ.

4. એન્જિનિયરિંગ સેટલમેન્ટ રિપોર્ટ: "એન્જિનિયરિંગ સેટલમેન્ટ વર્ક સિચ્યુએશન ટેબલ" અને "કંપનીના એન્જિનિયરિંગ સેટલમેન્ટ મેનેજમેન્ટ મેઝર્સ" અનુસાર

"ચેંગ સેટલમેન્ટ મેન્યુઅલ" માટે મંજૂરી પ્રક્રિયા પૂર્ણ કરવાની જરૂર છે, જેના પર સ્ટેમ્પ લગાવી શકાય છે. નાણા અને વહીવટ વિભાગે વ્યવસ્થાપન નિયમો અનુસાર સેટલમેન્ટ ફાઇલ રાખવાની રહેશે અને નોંધો બનાવીને સ્ટેમ્પવાળી નોંધણી બુક પર તેની નોંધણી કરવી પડશે.

5. ચોક્કસ ચુકવણી ખર્ચ, ધિરાણ લોન, કર ઘોષણા, નાણાકીય નિવેદનો, બાહ્ય કંપની પ્રમાણપત્ર, વગેરેનો પુરાવો

સ્ટેમ્પિંગની જરૂર હોય તેવા તમામ પ્રમાણપત્રો, લાઇસન્સ, વાર્ષિક નિરીક્ષણો વગેરેને સ્ટેમ્પિંગ પહેલાં જનરલ મેનેજર દ્વારા મંજૂર અને મંજૂર કરવું આવશ્યક છે.

6. દૈનિક નિયમિત કાર્યો માટે કે જેમાં સ્ટેમ્પિંગની જરૂર હોય, જેમ કે બુક રજીસ્ટ્રેશન, એક્ઝિટ પરમિટ, સત્તાવાર પત્રો અને પરિચય

ઓફિસ સપ્લાયની પ્રાપ્તિ, ઓફિસ સાધનોની વાર્ષિક વોરંટી અને સ્ટેમ્પિંગની જરૂર હોય તેવા કર્મચારીઓના અહેવાલો માટે, તેઓ નાણાં અને વહીવટ વિભાગના વડા દ્વારા સહી અને સ્ટેમ્પ્ડ હોવા જોઈએ.

7. સરકાર, બેંકો અને સંબંધિત સહયોગી એકમો સાથેના મોટા કરારો, અહેવાલો વગેરે માટે અને મોટી રકમના ખર્ચ માટે, કુલ રકમ આના દ્વારા નક્કી કરવામાં આવશે

મેનેજર વ્યક્તિગત રીતે મંજૂર કરે છે અને સ્ટેમ્પ કરે છે.

નોંધ: ઉપરોક્ત 1-4 પરિસ્થિતિઓ, જેમાં મહત્વની બાબતોનો સમાવેશ થાય છે, તેને સ્ટેમ્પ લગાવતા પહેલા જનરલ મેનેજર દ્વારા મંજૂર કરવું આવશ્યક છે.

કલમ 13: સીલનો ઉપયોગ નોંધણી પ્રણાલીને આધીન રહેશે, જે ઉપયોગનું કારણ, જથ્થો, અરજદાર, મંજૂરી આપનાર અને ઉપયોગની તારીખ દર્શાવે છે.

1. સીલનો ઉપયોગ કરતી વખતે, કસ્ટોડિયને સ્ટેમ્પવાળા દસ્તાવેજની સામગ્રી, પ્રક્રિયાઓ અને ફોર્મેટ તપાસવું અને ચકાસવું જોઈએ. જો કોઈ સમસ્યા જણાય તો તેને તાત્કાલિક નેતા સાથે પરામર્શ કરીને યોગ્ય રીતે ઉકેલવા જોઈએ.

2

ખાલી લેટરહેડ, પરિચય પત્રો અને કરારો પર સીલનો ઉપયોગ કરવા માટે સખત પ્રતિબંધિત છે. જ્યારે સીલ કીપર લાંબા સમય સુધી દૂર હોય, ત્યારે કામમાં વિલંબ ન થાય તે માટે તેમણે સીલને યોગ્ય રીતે સ્થાનાંતરિત કરવું આવશ્યક છે.

6, પરિચય પત્ર વ્યવસ્થાપન

કલમ 14: પરિચય પત્રો સામાન્ય રીતે નાણાં અને વહીવટ વિભાગ દ્વારા રાખવામાં આવે છે.

કલમ 15: ખાલી પરિચય પત્રો ખોલવા પર સખત પ્રતિબંધ છે.

7, પૂરક જોગવાઈઓ

કલમ 16: જો સીલનો ઉપયોગ આ પગલાંની જરૂરિયાતો અનુસાર કરવામાં આવ્યો નથી અથવા રાખવામાં આવ્યો નથી, જેના પરિણામે નુકસાન, ચોરી, અનુકરણ, વગેરે થાય છે, તો જવાબદાર વ્યક્તિની ટીકા અને શિક્ષિત, વહીવટી સજા, આર્થિક સજા અને કાયદેસર રીતે ધરપકડ કરવામાં આવશે. સંજોગોની ગંભીરતા અનુસાર જવાબદાર.

કલમ 17: નાણા અને વહીવટ વિભાગ દ્વારા આ પગલાંનું અર્થઘટન અને પૂરક કરવામાં આવશે, અને કંપનીના જનરલ મેનેજર દ્વારા જાહેર કરવામાં આવશે અને અમલમાં આવશે.