סיווג ושימוש בחותמות החברה

1、 הקטגוריות העיקריות של חותמות החברה

1. חותם רשמי

2. חותם פיננסי

3. חותם תאגידי

4. חותם ספציפי

5. חותמת חשבונית מיוחדת

2、 שימוש

1. חותם רשמי: משמש לסילוק ענייני חוץ של החברה, לרבות תעשייה ומסחר, מיסוי, בנקאות ושאר ענייני חוץ הדורשים החתמה.

2. חותם פיננסי: משמש להנפקת שטרות של חברה, צ'קים וכו' יש להחתים בעת ההנפקה, המכונה בדרך כלל החותם הבנקאי.

3. חותם תאגידי: בשימוש למטרות ספציפיות, החברה צריכה להדביק חותם זה גם בעת הנפקת שטרות, המכונה בדרך כלל חותם הבנק.

4. חותם ספציפי לחוזה: פשוטו כמשמעו, בדרך כלל נדרשת חותמת כאשר החברה חותמת על חוזה.

5. חותמת חשבונית מיוחדת: חובה להחתים אותה כאשר החברה מנפיקה חשבוניות.

3、 סטטוס יישום של חותמות

1. אם לחברה אין חותם ספציפי לחוזה, ניתן להחליפו בחותם רשמי, מה שהופך את היקף היישום של החותם הרשמי לנרחב יותר ואת היקף האפקטיביות המשפטית להרחבה יותר.

אם לחברה אין חותמת מיוחדת לחשבונית, ניתן להחליפו בחותמת פיננסית, שתשמש תדיר בעבודות פיננסיות. תדירות היישום תהיה גבוהה יותר, ויש לפרט יותר את אמצעי המניעה בהם נעשה שימוש.

3. השימוש בחותם הנציג המשפטי נפוץ יותר בשימושים ספציפיים. לדוגמה, כאשר חברה חותמת על חוזה, תנאי החוזה מחייבים הן את החותם המיוחד של החוזה והן את החותם הנציג המשפטי להיות בעלי תוקף משפטי. לפיכך, חותמת הנציג המשפטי צריכה להיות מודבקת רק במסגרת השימוש הספציפי בתנאי החוזה והתקנון, אשר אמור להיות קשור בבקרה הפנימית של המיזם ואינו מחייב בחוק החברות. חתימת נציג משפטי: זה שווה ערך לחותמת נציג משפטי, ויש לבחור אחד מהשניים. אם נבחרה חתימה של נציג משפטי, למיזם אין צורך בחותמת נציג משפטי. בכל השימושים הספציפיים בחותם הנציג המשפטי, יש להחליפו בחתימת נציג משפטי. לדוגמה, במקרה של הנפקת שטרות פיננסיים, החותם הקטן של הבנק הופך באופן טבעי לחתימת ייצוג משפטי. בואו נדבר על החותמות השמורות לבנקים. באופן אישי, אני מאמין שחותמת גדולה יכולה להיות רק חותמת פיננסית, בעוד שחותמת קטנה יכולה להיות חותמת נציג משפטי וחתימה של נציג משפטי. כמובן שניתן לשמור את החתימה של אנשי מפתח במיזם גם כחותמת בנק, כמו המנהל הכללי.

4. שימוש בחותם חוזי מיוחד מצריך הבנה של סוג החוזה בדיני החוזים. לפני השימוש בפרק זה, יש לקרוא בעיון את תנאי החוזה. אם חותמת פרק זה, תהיה לחוזה תוקף משפטי. לכן, השימוש בפרק זה צריך להתמקד בתנאי החתימה על החוזה.

5. השימוש בחותמת החשבונית המיוחדת אינו מצריך בהלה יתרה, שכן גם אם חשבונית של חברה אחרת מוטבעת בחותמת החשבונית של חברתך, אין לה השפעה משפטית. בשל העובדה שמערכת המס הזינה פעם אחת את מספר החשבונית בכרטיס פיקוח המס של החברה בעת מכירת חשבוניות, חותמת החשבונית הוחתמה רק לאחר הוצאת החשבונית.

4、 ניהול ובקרה פנימית מניעת חותמות

1. ניהול החותמות הרשמיות מנוהל בדרך כלל על ידי המחלקות המשפטיות או הפיננסיות של החברה, שכן לשתי המחלקות הללו יש הרבה ענייני חוץ כמו הבנק למיסוי תעשיה ומסחר.

2. ניהול החותמות הפיננסיות מנוהל לרוב על ידי מחלקת הכספים של החברה, וניתנות חשבוניות רבות.

3. ניהול חותם הנציג המשפטי מנוהל לרוב על ידי הנציג המשפטי, או על ידי גורם אחר שהוסמך על ידי אגף הכספים שאינו תואם את התפקיד.

4. ניהול חותמים ספציפיים לחוזה מנוהל לרוב על ידי המחלקה המשפטית או הפיננסית של החברה, וכמובן יש לצרף טופס אישור עליו יש להחתים בהסכמת כל הצוות הרלוונטי.

5. ניהול חותמות מיוחדות לחשבוניות מנוהל לרוב על ידי מחלקת הכספים.