1, Quy định chung

Điều 1: Để đảm bảo tính hợp pháp, nghiêm túc và đáng tin cậy của việc sử dụng con dấu và thư giới thiệu, bảo vệ hiệu quả lợi ích của công ty và ngăn chặn xảy ra các hoạt động trái pháp luật, phương pháp này được xây dựng đặc biệt.

2, Khắc dấu

Điều 2: Việc khắc dấu các loại con dấu của công ty (kể cả con dấu bộ phận và con dấu doanh nghiệp) phải được sự đồng ý của Tổng Giám đốc. Phòng Tài chính - Hành chính lấy giấy giới thiệu của công ty thống nhất đến đơn vị khắc dấu được cơ quan nhà nước có thẩm quyền phê duyệt để khắc dấu.

3, Công dụng của con dấu

Điều 3: Con dấu mới phải được đóng dấu đúng quy cách và được lưu giữ làm mẫu để tham khảo sau này.

Điều 4: Trước khi sử dụng con dấu, cơ quan tài chính - hành chính phải ra thông báo sử dụng, đăng ký sử dụng, ghi rõ ngày sử dụng, cơ quan cấp và phạm vi sử dụng.

4、 Bảo quản, bàn giao và đình chỉ con dấu

Điều 5: Tất cả các loại con dấu của công ty phải được người có trách nhiệm giữ gìn.

1. Con dấu công ty, con dấu đại diện theo pháp luật, con dấu hợp đồng, con dấu tờ khai hải quan phải do nhân viên hành chính - tài chính chuyên trách lưu giữ.

2. Con dấu tài chính, con dấu hóa đơn, con dấu tài chính được nhân viên phòng tài chính lưu giữ riêng biệt.

3. Con dấu của mỗi phòng do người được phân công của mỗi phòng giữ.

4. Việc quản lý con dấu phải được lập biên bản (xem phụ lục), trong đó ghi rõ tên con dấu, số lượng con dấu, ngày nhận, ngày sử dụng, người nhận, người giám hộ, người phê duyệt, thiết kế và các thông tin khác rồi nộp cho Phòng Tài chính và Hành chính. Bộ phận nộp hồ sơ.

Điều 6: Việc cất giữ con dấu phải an toàn, tin cậy và phải có khóa để bảo quản an toàn. Con dấu không được giao cho người khác bảo quản và không được thực hiện nếu không có lý do đặc biệt.

Điều 7: Nếu có hiện tượng bất thường hoặc mất mát trong quá trình bảo quản niêm phong thì phải bảo vệ hiện trường và báo cáo kịp thời. Trường hợp có tình tiết nghiêm trọng phải phối hợp với Bộ Công an để điều tra, xử lý.

Điều 8: Việc chuyển nhượng con dấu phải được thực hiện theo thủ tục, có chữ ký xác nhận thủ tục chuyển nhượng, trong đó ghi rõ người chuyển nhượng, người chuyển nhượng, người giám sát, thời gian chuyển nhượng, bản vẽ và các thông tin khác.

Điều 9: Trong các trường hợp sau đây, việc chấm dứt con dấu:

1. Thay đổi tên công ty.

2. Hội đồng quản trị hoặc Tổng giám đốc có trách nhiệm thông báo việc thay đổi mẫu con dấu.

3. Con dấu bị hư hỏng trong quá trình sử dụng.

4. Con dấu bị mất hoặc bị đánh cắp bị coi là không hợp lệ.

Điều 10: Con dấu không còn được sử dụng phải kịp thời niêm phong hoặc tiêu hủy theo yêu cầu và lập hồ sơ đăng ký nộp, trả, lưu trữ, tiêu hủy con dấu.

5, Sử dụng con dấu

Điều 11 Phạm vi sử dụng:

1. Tất cả các văn bản, giấy giới thiệu, báo cáo nội bộ và bên ngoài nộp dưới danh nghĩa công ty đều phải đóng dấu công ty.

2. Trong phạm vi hoạt động kinh doanh của phòng, đóng dấu của phòng.

3. Đối với tất cả các hợp đồng, hãy sử dụng Con dấu đặc biệt của hợp đồng; Các hợp đồng lớn có thể được ký kết bằng con dấu của công ty.

4. Đối với các giao dịch kế toán tài chính, sử dụng con dấu đặc biệt về tài chính.

5. Đối với các dự án xây dựng và các biểu mẫu liên hệ kỹ thuật liên quan đến kỹ thuật, hãy sử dụng con dấu đặc biệt về công nghệ kỹ thuật.

Điều 12: Việc sử dụng con dấu phải có hệ thống phê duyệt, bao gồm các trường hợp sau:

1. Tài liệu của công ty (bao gồm các tài liệu có đầu đỏ và các tài liệu không có đầu đỏ): Theo “Các biện pháp quản lý tài liệu của công ty”, công ty phát hành các tài liệu

“Bản thảo” yêu cầu hoàn thành quá trình phê duyệt, nghĩa là tài liệu có thể được đóng dấu. Phòng tài chính - hành chính lưu trữ hồ sơ theo đúng quy định của phương pháp này, ghi vào sổ đăng ký có đóng dấu và ghi chú.

2. Các loại hợp đồng (bao gồm hợp đồng kỹ thuật và hợp đồng phi kỹ thuật): Sau khi hoàn tất quá trình phê duyệt theo yêu cầu của “Mẫu phê duyệt hợp đồng phi kỹ thuật” tại “Biện pháp quản lý hợp đồng kinh tế công ty” hoặc “Phê duyệt hợp đồng kỹ thuật”. Mẫu” trong “Các biện pháp quản lý hợp đồng kỹ thuật của công ty”, hợp đồng có thể được đóng dấu. Phòng Tài chính - Hành chính lưu giữ hồ sơ hợp đồng theo quy định của hai biện pháp này và đăng ký vào sổ đăng ký có đóng dấu, ghi chú.

3. Biểu mẫu liên hệ kỹ thuật và kỹ thuật, phù hợp với “Các biện pháp quản lý và Quy trình xử lý biểu mẫu liên hệ kỹ thuật và kỹ thuật của Công ty”

Mẫu phê duyệt nội bộ đối với những thay đổi trong dự án yêu cầu hoàn thành quá trình phê duyệt. Nếu văn bản hợp đồng có chữ ký hợp lệ thì có thể đóng dấu. Phòng tài chính - hành chính lưu giữ hồ sơ liên hệ theo quy định quản lý và đăng ký vào sổ đăng ký có đóng dấu, ghi chú.

4. Báo cáo quyết toán kỹ thuật: Theo “Bảng hiện trạng công việc quyết toán kỹ thuật” và “Biện pháp quản lý quyết toán kỹ thuật của Công ty”

“Sổ tay giải quyết Cheng” yêu cầu hoàn thành quy trình phê duyệt và có thể đóng dấu. Phòng Tài chính - Hành chính lưu giữ hồ sơ quyết toán theo quy định quản lý và đăng ký vào sổ đăng ký có đóng dấu, ghi chú.

5. Bằng chứng về chi phí thanh toán cụ thể, khoản vay tài trợ, kê khai thuế, báo cáo tài chính, chứng nhận của công ty bên ngoài, v.v.

Tất cả các chứng chỉ, giấy phép, kiểm tra hàng năm,… có yêu cầu dán tem phải được tổng giám đốc phê duyệt và phê duyệt trước khi dán tem.

6. Đối với các công việc thường ngày cần đóng dấu như đăng ký sổ, giấy phép xuất cảnh, công văn, giới thiệu

Đối với việc mua sắm vật tư văn phòng, bảo hành thiết bị văn phòng hàng năm và các báo cáo nhân sự cần dán tem thì phải có chữ ký, đóng dấu của Thủ trưởng phòng Tài chính - Hành chính.

7. Đối với các hợp đồng, báo cáo lớn, v.v. với chính phủ, ngân hàng và các đơn vị hợp tác liên quan và đối với các khoản chi lớn, tổng số tiền được xác định theo

Người quản lý đích thân phê duyệt và đóng dấu.

Lưu ý: Các tình huống 1-4 trên, liên quan đến vấn đề quan trọng, phải được tổng giám đốc phê duyệt trước khi dán tem.

Điều 13: Việc sử dụng con dấu phải tuân theo hệ thống đăng ký, trong đó nêu rõ lý do sử dụng, số lượng, người nộp đơn, người phê duyệt và ngày sử dụng.

1. Khi sử dụng con dấu, người giám sát phải kiểm tra, xác minh nội dung, thủ tục, hình thức của văn bản được đóng dấu. Nếu phát hiện có vấn đề gì cần kịp thời trao đổi với lãnh đạo và giải quyết thỏa đáng.

2

Nghiêm cấm sử dụng con dấu trên tiêu đề trống, thư giới thiệu, hợp đồng. Khi người giữ con dấu đi vắng lâu ngày phải chuyển con dấu đúng cách, tránh làm chậm trễ công việc.

6, Quản lý thư giới thiệu

Điều 14: Thư giới thiệu thông thường do Phòng Tài chính và Hành chính lưu giữ.

Điều 15: Nghiêm cấm mở thư giới thiệu để trống.

7, Quy định bổ sung

Điều 16: Nếu con dấu không được sử dụng, bảo quản theo đúng yêu cầu của Biện pháp này, dẫn đến mất mát, trộm cắp, làm giả... thì người có trách nhiệm sẽ bị khiển trách, giáo dục, xử phạt hành chính, phạt kinh tế, thậm chí bị xử lý theo pháp luật. chịu trách nhiệm tùy theo mức độ nghiêm trọng của tình huống.

Điều 17: Các biện pháp này do Phòng Tài chính - Hành chính giải thích, bổ sung và do Tổng Giám đốc công ty ban hành và thi hành.