Phân loại và cách sử dụng con dấu công ty

1, Các loại con dấu công ty chính

1. Con dấu chính thức

2. Con dấu tài chính

3. Con dấu doanh nghiệp

4. Con dấu cụ thể của hợp đồng

5. Dấu đặc biệt hóa đơn

2, Cách sử dụng

1. Con dấu chính thức: Được sử dụng để xử lý các công việc đối ngoại của công ty, bao gồm công nghiệp và thương mại, thuế, ngân hàng và các công việc đối ngoại khác cần được đóng dấu.

2. Con dấu tài chính: Dùng để phát hành hóa đơn, séc,… của công ty khi phát hành cần phải đóng dấu, thường gọi là con dấu ngân hàng.

3. Con dấu doanh nghiệp: Dùng cho mục đích đặc thù, công ty cũng cần đóng con dấu này khi phát hành hóa đơn, thường gọi là con dấu ngân hàng.

4. Con dấu cụ thể theo hợp đồng: Theo nghĩa đen, khi ký hợp đồng, công ty thường phải đóng dấu.

5. Con dấu đặc biệt về hóa đơn: Bắt buộc phải đóng dấu khi công ty phát hành hóa đơn.

3, Tình trạng sử dụng con dấu

1. Nếu công ty không có con dấu hợp đồng cụ thể thì có thể thay thế bằng con dấu chính thức, giúp phạm vi áp dụng con dấu chính thức được mở rộng hơn và phạm vi hiệu lực pháp lý được mở rộng hơn.

Nếu công ty không có con dấu đặc biệt về hóa đơn thì có thể thay thế con dấu này bằng con dấu tài chính, con dấu này sẽ được sử dụng thường xuyên trong công tác tài chính. Tần suất áp dụng sẽ cao hơn và các biện pháp phòng ngừa được sử dụng phải chi tiết hơn.

3. Việc sử dụng con dấu của người đại diện theo pháp luật phổ biến hơn trong những mục đích sử dụng cụ thể. Ví dụ, khi một công ty ký hợp đồng, các điều khoản và quy định của hợp đồng yêu cầu cả con dấu đặc biệt của hợp đồng và con dấu của người đại diện theo pháp luật đều có hiệu lực pháp luật. Vì vậy, con dấu của người đại diện theo pháp luật chỉ cần được đóng trong trường hợp sử dụng cụ thể theo các điều khoản và quy định của hợp đồng, con dấu này phải liên quan đến kiểm soát nội bộ của doanh nghiệp và không được Luật Công ty yêu cầu. Chữ ký của người đại diện theo pháp luật: Tương đương với con dấu của người đại diện theo pháp luật và nên chọn một trong hai. Nếu lựa chọn chữ ký đại diện theo pháp luật thì doanh nghiệp không cần phải có con dấu đại diện theo pháp luật. Trong mọi trường hợp sử dụng cụ thể con dấu của người đại diện theo pháp luật thì phải thay thế bằng chữ ký của người đại diện theo pháp luật. Ví dụ, trong trường hợp phát hành hóa đơn tài chính, con dấu nhỏ của ngân hàng đương nhiên trở thành chữ ký của người đại diện theo pháp luật. Hãy nói về con dấu dành riêng cho các ngân hàng. Cá nhân tôi cho rằng con dấu lớn chỉ có thể là con dấu tài chính, còn con dấu nhỏ có thể là con dấu đại diện theo pháp luật và chữ ký của người đại diện theo pháp luật. Tất nhiên, chữ ký của những nhân sự chủ chốt trong doanh nghiệp cũng có thể được giữ làm con dấu ngân hàng, chẳng hạn như tổng giám đốc.

4. Việc sử dụng con dấu hợp đồng đặc biệt đòi hỏi phải có sự hiểu biết về loại hợp đồng trong Luật hợp đồng. Trước khi sử dụng chương này, bạn nên đọc kỹ các điều khoản hợp đồng. Nếu chương này được đóng dấu thì hợp đồng sẽ có hiệu lực pháp luật. Vì vậy, việc sử dụng chương này cần tập trung vào các điều khoản ký kết hợp đồng.

5. Việc sử dụng dấu hóa đơn đặc biệt không gây ra sự hoảng loạn quá mức, vì ngay cả khi hóa đơn của công ty khác được đóng dấu hóa đơn của công ty bạn cũng không có hiệu lực pháp luật. Do hệ thống thuế từng nhập số hóa đơn vào thẻ kiểm soát thuế của công ty khi bán hóa đơn nên sau khi xuất hóa đơn thì dấu hóa đơn chỉ được đóng dấu.

4、 Quản lý và kiểm soát nội bộ Phòng chống niêm phong

1. Việc quản lý con dấu chính thức thường do bộ phận pháp chế hoặc tài chính của công ty quản lý vì hai bộ phận này có rất nhiều công việc đối ngoại như Ngân hàng Thuế Công Thương.

2. Việc quản lý niêm phong tài chính thường do bộ phận tài chính của công ty quản lý và có nhiều hóa đơn được phát hành.

3. Việc quản lý con dấu của người đại diện theo pháp luật thường do người đại diện theo pháp luật quản lý hoặc người khác được sở tài chính ủy quyền không phù hợp với chức vụ.

4. Việc quản lý con dấu cụ thể theo hợp đồng thường do bộ phận pháp lý hoặc tài chính của công ty quản lý và tất nhiên phải kèm theo mẫu đơn phê duyệt và phải được đóng dấu với sự đồng ý của tất cả nhân sự có liên quan.

5. Việc quản lý niêm phong đặc biệt hóa đơn thường do bộ phận tài chính quản lý.